Procedimento Interno: Reembolso De Despesas

1. Propósito

Este procedimento visa estabelecer as diretrizes para o processamento de reembolsos de despesas realizadas por colaboradores em caráter emergencial ou excepcional, ou seja, despesas que não puderam seguir o fluxo normal de adiantamento via cartão corporativo. O objetivo é garantir a conformidade fiscal, a justa compensação do colaborador e o controle financeiro, reconhecendo a inevitabilidade de situações imprevistas, ao mesmo tempo em que se busca desencorajar a recorrência desse tipo de solicitação.

2. Escopo e Abrangência

Este procedimento aplica-se a:

Todos os colaboradores da DPSTech que, por motivos de emergência ou exceção comprovada, realizem despesas com recursos próprios em nome da empresa.
Gestores imediatos dos colaboradores.
Departamento Administrativo/Financeiro, responsável pela análise, aprovação e processamento do reembolso.

3. Princípios Fundamentais

Excepcionalidade: O reembolso de despesas é um processo de caráter excepcional, destinado a cobrir situações imprevisíveis onde o uso do cartão corporativo ou adiantamento não foi possível.
Aprovação Prévia: A obtenção de aprovação prévia do Departamento Administrativo/Financeiro é um requisito mandatório, mesmo em situações emergenciais, sempre que houver tempo hábil para tal.
Conformidade Fiscal: A comprovação fiscal das despesas é indispensável para o reembolso, visando a proteção da empresa e a aderência à legislação.
Transparência e Responsabilidade: O colaborador é responsável por detalhar a justificativa da emergência/exceção e pela correta apresentação dos comprovantes.

4. Processo de Reembolso (Emergencial/Excepcional)

4.1. Condição para Reembolso e Aprovação Prévia

O reembolso se aplica apenas a despesas realizadas por colaboradores com recursos próprios em situações emergenciais ou excepcionais comprovadas, nas quais não houve tempo hábil ou possibilidade de utilização do cartão corporativo ou solicitação de adiantamento.
Aprovação Prévia (Obrigatória): Em caso de emergência ou exceção, o colaborador deve procurar consultar e obter aprovação prévia do Departamento Administrativo/Financeiro e/ou Gestor direto antes de realizar a despesa do próprio bolso, sempre que as circunstâncias permitirem. Esta consulta pode ser feita por telefone, mensagem ou e-mail, registrando a data e o horário da comunicação.
A ausência de aprovação prévia pode inviabilizar o reembolso, salvo em casos de força maior devidamente justificados.

4.2. Realização da Despesa

Após a aprovação prévia (ou em casos de força maior que impossibilitaram a consulta), o colaborador pode efetuar o gasto com recursos próprios.

4.3. Documentação e Comprovação Fiscal

Comprovação Fiscal - REQUISITO ESSENCIAL:
- É mandatório que o usuário se certifique, previamente à compra, de que o local emite Nota Fiscal (NF) ou cupom fiscal com o CNPJ da DPSTech para todas as despesas.
- Recibos ou quaisquer outros documentos sem validade fiscal comprovada não serão aceitos como comprovação de despesa.
- Em casos de exceção comprovada onde a obtenção do documento adequado com CNPJ não for possível, o colaborador deverá comunicar e consultar o Departamento Administrativo/Financeiro previamente à realização da despesa para análise da situação e orientação sobre a melhor forma de adequação ou validação excepcional.

4.4. Solicitação e Aprovação do Reembolso

Preenchimento do Formulário: O colaborador deverá preencher o formulário de reembolso (físico ou no sistema, quando disponível), detalhando cada despesa.
Anexo de Comprovantes: Todos os comprovantes fiscais (NFs, cupons fiscais com CNPJ da DPSTech) deverão ser anexados ao formulário de reembolso.
Aprovação do Gestor Imediato: O gestor imediato do colaborador revisa e aprova as despesas, validando a pertinência do gasto e a justificativa apresentada por e-mail.
Análise Financeira: A equipe do Departamento Administrativo/Financeiro confere a conformidade fiscal dos comprovantes, a adequação da despesa às políticas da DPSTech, a justificativa de emergência/exceção e a aprovação do gestor e solicita a realização do procedimento no sistema.
Lançamento e Pagamento: Uma vez aprovado pelo financeiro, o reembolso é lançado no sistema e o pagamento é agendado para o colaborador, conforme os prazos internos da DPSTech, normalmente em até 07 dias.

4.5. Arquivamento

Os comprovantes e o formulário de reembolso deverão ser arquivados digitalmente pelo setor Adm/Financeiro conforme as políticas de retenção de documentos da DPSTech.

5. Considerações Importantes

Treinamento: A DPSTech promoverá treinamentos periódicos para os colaboradores sobre a importância da aprovação prévia, da justificativa detalhada e da necessidade de solicitar Notas Fiscais em nome da empresa, mesmo em situações emergenciais.
Incentivo ao Uso do Cartão Corporativo: Este procedimento reforça que a prioridade da DPSTech é a utilização do cartão corporativo para despesas da empresa, sendo o reembolso uma alternativa para situações verdadeiramente excepcionais.

6. Ferramentas

Formulário de Reembolso de Despesas.
Sistema ERP/Financeiro da DPSTech.
E-mail institucional.

7. Disposições Finais

Dúvidas: Quaisquer dúvidas sobre este procedimento devem ser esclarecidas junto ao Departamento Administrativo/Financeiro.
Revisão: Este procedimento será revisado periodicamente para garantir sua atualização e alinhamento com as necessidades da DPSTech e a legislação vigente.

Procedimento Interno: Reembolso De Despesas

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