Procedimento Interno: Reembolso De Despesas

Procedimento Interno: Reembolso De Despesas

1. Propósito

Este procedimento visa estabelecer as diretrizes para o processamento de reembolsos de despesas realizadas por colaboradores em caráter emergencial ou excepcional, ou seja, despesas que não puderam seguir o fluxo normal de adiantamento via cartão corporativo. O objetivo é garantir a conformidade fiscal, a justa compensação do colaborador e o controle financeiro, reconhecendo a inevitabilidade de situações imprevistas, ao mesmo tempo em que se busca desencorajar a recorrência desse tipo de solicitação.

2. Escopo e Abrangência

Este procedimento aplica-se a:

• Todos os colaboradores da DPSTech que, por motivos de emergência ou exceção comprovada, realizem despesas com recursos próprios em nome da empresa.
• Gestores imediatos dos colaboradores.
• Departamento Administrativo/Financeiro, responsável pela análise, aprovação e processamento do reembolso.

3. Princípios Fundamentais

• Excepcionalidade: O reembolso de despesas é um processo de caráter excepcional, destinado a cobrir situações imprevisíveis onde o uso do cartão corporativo ou adiantamento não foi possível.
• Aprovação Prévia: A obtenção de aprovação prévia do Departamento Administrativo/Financeiro é um requisito mandatório, mesmo em situações emergenciais, sempre que houver tempo hábil para tal.
• Conformidade Fiscal: A comprovação fiscal das despesas é indispensável para o reembolso, visando a proteção da empresa e a aderência à legislação.
• Transparência e Responsabilidade: O colaborador é responsável por detalhar a justificativa da emergência/exceção e pela correta apresentação dos comprovantes.

4. Processo de Reembolso (Emergencial/Excepcional)

4.1. Condição para Reembolso e Aprovação Prévia

• O reembolso se aplica apenas a despesas realizadas por colaboradores com recursos próprios em situações emergenciais ou excepcionais comprovadas, nas quais não houve tempo hábil ou possibilidade de utilização do cartão corporativo ou solicitação de adiantamento.
• Aprovação Prévia (Obrigatória): Em caso de emergência ou exceção, o colaborador deve procurar consultar e obter aprovação prévia do Departamento Administrativo/Financeiro e/ou Gestor direto antes de realizar a despesa do próprio bolso, sempre que as circunstâncias permitirem. Esta consulta pode ser feita por telefone, mensagem ou e-mail, registrando a data e o horário da comunicação.
• A ausência de aprovação prévia pode inviabilizar o reembolso, salvo em casos de força maior devidamente justificados.

4.2. Realização da Despesa

• Após a aprovação prévia (ou em casos de força maior que impossibilitaram a consulta), o colaborador pode efetuar o gasto com recursos próprios.

4.3. Documentação e Comprovação Fiscal

• Comprovação Fiscal - REQUISITO ESSENCIAL:
  • É mandatório que o usuário se certifique, previamente à compra, de que o local emite Nota Fiscal (NF) ou cupom fiscal com o CNPJ da DPSTech para todas as despesas.
  • Recibos ou quaisquer outros documentos sem validade fiscal comprovada não serão aceitos como comprovação de despesa.
  • Em casos de exceção comprovada onde a obtenção do documento adequado com CNPJ não for possível, o colaborador deverá comunicar e consultar o Departamento Administrativo/Financeiro previamente à realização da despesa para análise da situação e orientação sobre a melhor forma de adequação ou validação excepcional.

4.4. Solicitação e Aprovação do Reembolso

• Preenchimento do Formulário: O colaborador deverá preencher o formulário de reembolso (físico ou no sistema, quando disponível), detalhando cada despesa.
• Anexo de Comprovantes: Todos os comprovantes fiscais (NFs, cupons fiscais com CNPJ da DPSTech) deverão ser anexados ao formulário de reembolso.
• Aprovação do Gestor Imediato: O gestor imediato do colaborador revisa e aprova as despesas, validando a pertinência do gasto e a justificativa apresentada por e-mail.
• Análise Financeira: A equipe do Departamento Administrativo/Financeiro confere a conformidade fiscal dos comprovantes, a adequação da despesa às políticas da DPSTech, a justificativa de emergência/exceção e a aprovação do gestor e solicita a realização do procedimento no sistema.
• Lançamento e Pagamento: Uma vez aprovado pelo financeiro, o reembolso é lançado no sistema e o pagamento é agendado para o colaborador, conforme os prazos internos da DPSTech, normalmente em até 07 dias.

4.5. Arquivamento

• Os comprovantes e o formulário de reembolso deverão ser arquivados digitalmente pelo setor Adm/Financeiro conforme as políticas de retenção de documentos da DPSTech.

5. Considerações Importantes

• Treinamento: A DPSTech promoverá treinamentos periódicos para os colaboradores sobre a importância da aprovação prévia, da justificativa detalhada e da necessidade de solicitar Notas Fiscais em nome da empresa, mesmo em situações emergenciais.
• Incentivo ao Uso do Cartão Corporativo: Este procedimento reforça que a prioridade da DPSTech é a utilização do cartão corporativo para despesas da empresa, sendo o reembolso uma alternativa para situações verdadeiramente excepcionais.

6. Ferramentas

• Formulário de Reembolso de Despesas.
• Sistema ERP/Financeiro da DPSTech.
• E-mail institucional.

7. Disposições Finais

• Dúvidas: Quaisquer dúvidas sobre este procedimento devem ser esclarecidas junto ao Departamento Administrativo/Financeiro.
• Revisão: Este procedimento será revisado periodicamente para garantir sua atualização e alinhamento com as necessidades da DPSTech e a legislação vigente.