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==Procedimento Interno: Reembolso De Despesas==

===1. Propósito===
Este procedimento visa estabelecer as diretrizes para o processamento de reembolsos de despesas realizadas por colaboradores em caráter emergencial ou excepcional, ou seja, despesas que não puderam seguir o fluxo normal de adiantamento via cartão corporativo. O objetivo é garantir a conformidade fiscal, a justa compensação do colaborador e o controle financeiro, reconhecendo a inevitabilidade de situações imprevistas, ao mesmo tempo em que se busca desencorajar a recorrência desse tipo de solicitação.

===2. Escopo e Abrangência===
Este procedimento aplica-se a:
* Todos os colaboradores da DPSTech que, por motivos de emergência ou exceção comprovada, realizem despesas com recursos próprios em nome da empresa.
* Gestores imediatos dos colaboradores.
* Departamento Administrativo/Financeiro, responsável pela análise, aprovação e processamento do reembolso.

===3. Princípios Fundamentais===
* '''Excepcionalidade:''' O reembolso de despesas é um processo de caráter excepcional, destinado a cobrir situações imprevisíveis onde o uso do cartão corporativo ou adiantamento não foi possível.
* '''Aprovação Prévia:''' A obtenção de aprovação prévia do Departamento Administrativo/Financeiro é um requisito mandatório, mesmo em situações emergenciais, sempre que houver tempo hábil para tal.
* '''Conformidade Fiscal:''' A comprovação fiscal das despesas é indispensável para o reembolso, visando a proteção da empresa e a aderência à legislação.
* '''Transparência e Responsabilidade:''' O colaborador é responsável por detalhar a justificativa da emergência/exceção e pela correta apresentação dos comprovantes.

===4. Processo de Reembolso (Emergencial/Excepcional)===

====4.1. Condição para Reembolso e Aprovação Prévia====
* O reembolso se aplica apenas a despesas realizadas por colaboradores com recursos próprios em situações emergenciais ou excepcionais comprovadas, nas quais não houve tempo hábil ou possibilidade de utilização do cartão corporativo ou solicitação de adiantamento.
* '''Aprovação Prévia (Obrigatória):''' Em caso de emergência ou exceção, o colaborador deve procurar consultar e obter aprovação prévia do Departamento Administrativo/Financeiro '''e/ou Gestor direto''' '''antes''' de realizar a despesa do próprio bolso, sempre que as circunstâncias permitirem. Esta consulta pode ser feita por telefone, mensagem ou e-mail, registrando a data e o horário da comunicação.
* A ausência de aprovação prévia pode inviabilizar o reembolso, salvo em casos de força maior devidamente justificados.

====4.2. Realização da Despesa====
* Após a aprovação prévia (ou em casos de força maior que impossibilitaram a consulta), o colaborador pode efetuar o gasto com recursos próprios.

====4.3. Documentação e Comprovação Fiscal====
* '''Comprovação Fiscal - REQUISITO ESSENCIAL:'''
** É mandatório que o usuário se certifique, '''previamente à compra''', de que o local emite '''Nota Fiscal (NF) ou cupom fiscal com o CNPJ da DPSTech''' para todas as despesas.
** Recibos ou quaisquer outros documentos sem validade fiscal comprovada '''não serão aceitos''' como comprovação de despesa.
** Em casos de exceção comprovada onde a obtenção do documento adequado com CNPJ não for possível, o colaborador deverá '''comunicar e consultar o Departamento Administrativo/Financeiro''' previamente à realização da despesa para análise da situação e orientação sobre a melhor forma de adequação ou validação excepcional.

====4.4. Solicitação e Aprovação do Reembolso====
* '''Preenchimento do Formulário:''' O colaborador deverá preencher o formulário de reembolso (físico ou no sistema, quando disponível), detalhando cada despesa.
* '''Anexo de Comprovantes:''' Todos os comprovantes fiscais (NFs, cupons fiscais com CNPJ da DPSTech) deverão ser anexados ao formulário de reembolso.
* '''Aprovação do Gestor Imediato:''' O gestor imediato do colaborador revisa e aprova as despesas, validando a pertinência do gasto e a justificativa apresentada por e-mail.
* '''Análise Financeira:''' A equipe do Departamento Administrativo/Financeiro confere a conformidade fiscal dos comprovantes, a adequação da despesa às políticas da DPSTech, a justificativa de emergência/exceção e a aprovação do gestor e solicita a realização do procedimento no sistema.
* '''Lançamento e Pagamento:''' Uma vez aprovado pelo financeiro, o reembolso é lançado no sistema e o pagamento é agendado para o colaborador, conforme os prazos internos da DPSTech, normalmente em até 07 dias.

====4.5. Arquivamento====
* Os comprovantes e o formulário de reembolso deverão ser arquivados digitalmente pelo setor Adm/Financeiro conforme as políticas de retenção de documentos da DPSTech.

===5. Considerações Importantes===
* '''Treinamento:''' A DPSTech promoverá treinamentos periódicos para os colaboradores sobre a importância da aprovação prévia, da justificativa detalhada e da necessidade de solicitar Notas Fiscais em nome da empresa, mesmo em situações emergenciais.
* '''Incentivo ao Uso do Cartão Corporativo:''' Este procedimento reforça que a prioridade da DPSTech é a utilização do cartão corporativo para despesas da empresa, sendo o reembolso uma alternativa para situações verdadeiramente excepcionais.

===6. Ferramentas===
* Formulário de Reembolso de Despesas.
* Sistema ERP/Financeiro da DPSTech.
* E-mail institucional.

===7. Disposições Finais===
* '''Dúvidas:''' Quaisquer dúvidas sobre este procedimento devem ser esclarecidas junto ao Departamento Administrativo/Financeiro.
* '''Revisão:''' Este procedimento será revisado periodicamente para garantir sua atualização e alinhamento com as necessidades da DPSTech e a legislação vigente.