RH-MAN-001-2025-R00 - Manual de Indexação de Documentos

RH-MAN-001-2025-R00 - Manual de Indexação de Documentos

Código	RH-MAN-001-2025-R00
Data Emissão	12/11/2025
Data Revisão	03/12/2025

Manual de Indexação de Documentos

1. Objetivo

Este manual tem como objetivo estabelecer diretrizes claras para a criação, indexação, controle, atualização e armazenamento de documentos corporativos. Visa padronizar o acervo documental, garantir conformidade legal, facilitar auditorias e promover rastreabilidade, organização e governança das informações.

2. Escopo e Abrangência

Aplica-se a todos os documentos normativos da empresa: políticas, normas, procedimentos, POPs, manuais, formulários, registros, relatórios técnicos, matrizes e documentos legais. Abrange todas as áreas organizacionais. Deve ser seguido por gestores, áreas proprietárias, Governança, Compliance, ESG, Qualidade, RH, SSMA e TI.

3. Responsabilidades

• Área proprietária: cria, revisa e atualiza o conteúdo.
• Governança/Qualidade: valida padrão, controla versões, publica documentos.
• Diretoria: aprova políticas e documentos estratégicos.
• Colaboradores: consultar e cumprir os documentos.
• Auditoria interna: verifica conformidade documental.

4. Estrutura Geral da Indexação

A Estrutura Geral da Indexação estabelece um padrão único para identificar, organizar e controlar todos os documentos corporativos da empresa como políticas, procedimentos, POPs, regulamentos, formulários e registros. Essa padronização garante rastreabilidade, facilita auditorias, mantém histórico de revisões e permite localizar documentos de forma rápida e assertiva.

A estrutura segue o padrão:

[ÁREA] – [TIPO] – [SEQUÊNCIA] – [ANO] – [REVISÃO]

Ex.: RH-PRO-002-2025-R01

Inclui Sigla da Área, Tipo do Documento, Número Sequencial, Ano e Revisão.

5. Siglas por Área

As siglas identificam qual departamento é responsável pela criação, revisão.

Isso permite que qualquer colaborador saiba imediatamente a quem recorrer em caso de dúvidas ou atualizações.

Tabela 01 – Siglas por Área

Área / Diretoria	Sigla
Presidência	PRE
Jurídico & Compliance	JUR
Recursos Humanos	RH
Financeiro	FIN
Logística	LOG
Comercial	COM
Marketing	MKT
Tecnologia da Informação	TI
Operação	OPE
Saúde, Segurança e Meio Ambiente	SSMA
Suprimentos	SUP

6. Tipos de Documento e Caracterização

Tabela 02 – Tipos de Documento e Caracterização

Tipo de Documento	Sigla	Caracterização
Política	POL	Documento de alto nível que define princípios, diretrizes e regras gerais da empresa. Estabelece o “o quê” e o “por quê” deve ser feito. Baseado em legislação, governança, compliance e decisões estratégicas.
Norma	NOR	Documento normativo que estabelece critérios técnicos obrigatórios para padronização. Define requisitos mínimos, parâmetros e regras detalhadas para execução.
Procedimento Operacional Padrão	POP	Documento prático e detalhado que descreve as etapas operacionais de uma atividade rotineira. Focado em padronização, qualidade e segurança. Explica “como fazer”.
Procedimento	PRO	Documento que descreve processos mais amplos da empresa. Define responsabilidades, fluxos gerais, regras, entradas e saídas das atividades. Serve como base para os POPs.
Instrução de Trabalho	IT	Documento extremamente detalhado, orientado ao executor, que traz instruções específicas, técnicas e passo a passo para tarefas muito operacionais.
Manual	MAN	Documento extenso e consolidado que reúne informações amplas sobre um sistema, setor, programa ou metodologia. Compila políticas, normas, procedimentos e orientações.
Regulamento	REG	Documento que estabelece regras formais para condutas, programas, benefícios, uso de recursos e comportamentos esperados. Define direitos, deveres e penalidades.
Guia Prático	GUI	Documento orientativo, de linguagem simples, com boas práticas e recomendações. Serve como material de apoio para colaboradores.
Fluxograma	FLX	Representação visual de processos ou atividades por meio de símbolos e setas. Demonstra o fluxo, decisões e sequências do processo.
Formulário	FOR	Documento padronizado para coleta de informações, registros operacionais ou solicitações internas. Deve ser preenchido pelo usuário.
Checklist	CHK	Lista de verificação objetiva para garantir que todas as etapas de um processo foram cumpridas. Usada para auditorias, inspeções e conferências.
Plano	PLN	Documento estruturado que descreve objetivos, metas, estratégias, prazos, responsáveis e cronogramas. Ex.: Plano de Ação, Plano de Treinamento, Plano de Comunicação.
Matriz	MTZ	Documento em formato tabelado que organiza informações por critérios, cruzando variáveis. Ex.: Matriz de Riscos, Matriz RACI, Matriz de Competências.
Registro / Evidência	REGV	Documentos que comprovam a execução de uma atividade, treinamento, inspeção, auditoria ou processo. Servem como evidências para ISO, auditorias e compliance.
Relatório Técnico	REL	Documento analítico que apresenta resultados, diagnósticos, medições, conclusões e recomendações técnicas. Utilizado para auditorias, análises e tomada de decisão.

7. Lógica de Numeração Sequencial

A organização segue ordem alfabética das áreas. Cada área inicia a numeração em 001 para cada tipo documental. A sequência cresce conforme novos documentos são emitidos.

8. Integração com Ano e Revisão

Após o número sequencial, são adicionados o ano de emissão e o número de revisão, formando o código completo:

[SETOR]-[TIPO]-[SEQUÊNCIA]-[ANO]-[REVISÃO]

Ex.: QUAL-POP-003-2025-R00

9. Padrões de Revisão

Os padrões de revisão têm como objetivo garantir controle, rastreabilidade e transparência sobre qualquer atualização realizada nos documentos corporativos.

R00 – documento novo. R01, R02... – revisões incrementais com ajustes, correções, melhorias.

Cada revisão deve registrar data, responsável e resumo das alterações.

10. Periodicidade de Revisão

Documentos devem ser revisados ao menos anualmente ou sempre que houver mudanças legais, operacionais, organizacionais ou advindas de auditorias.

11. Padrões de Formatação

• Fonte institucional (Arial/12).
• Modelo institucional com cabeçalho, rodapé e tabela de revisões.
• Numeração de páginas.
• Indexação obrigatória na capa e rodapé.
• Estrutura mínima: objetivo, abrangência, definições, responsabilidades, processo, registros e anexos.

12. Estrutura de Armazenamento

A estrutura de armazenamento tem como objetivo garantir a organização lógica, a padronização e a rápida localização de todos os documentos corporativos.

Tabela 03 – Código das Pastas

Código da Pasta	Tipo de Documento
01	Políticas (POL)
02	Procedimentos (PRO)
03	Manuais (MAN)
04	Normas (NOR)
05	Guias Práticos (GUI)
06	Regulamentos (REG)
07	Fluxogramas (FLX)
08	Formulários (FOR)
09	Checklists (CHK)
10	Planos (PLN)
11	Matrizes (MTZ)
12	Registros / Evidências (REGV)
13	Relatórios Técnicos (REL)
14	Versões Antigas / Arquivo Morto (ARQ)
15	Documentos Legais / Normativos (LEG)

13. Controle de Acesso

A versão válida é sempre a disponível na Wiki corporativa ou repositório oficial.

Tabela 04 – Níveis de Acesso e Responsabilidades

Nível de Acesso	Permissão	Cargos	Responsabilidades
Acesso de Leitura	Consultar documentos, baixar para uso interno	Todos os colaboradores	Utilizar somente versão vigente
Acesso de Edição	Editar conteúdo, atualizar informações	Responsáveis de área	Garantir precisão e encaminhar para validação
Acesso de Controle	Aprovar, publicar, registrar revisões	Governança, Qualidade, Diretoria	Garantir conformidade e controle de versões

14. Fluxo de Criação e Aprovação

1. Solicitação
2. Elaboração
3. Revisão interna
4. Validação técnica
5. Aprovação formal
6. Publicação
7. Comunicação

15. Glossário

• Indexação: sistema de codificação documental.
• Arquivo Morto: repositório de versões antigas.
• Documento Normativo: documento oficial da empresa.
• Revisão: atualização formal de conteúdo.

16. Histórico de Revisões do Manual

Revisão	Motivo	Data
R00	Emissão inicial	12/11/2025
R01	Inclusão de responsabilidades, escopo, fluxo e padrões visuais	27/11/2025

Responsáveis

Etapa	Responsável	Cargo	Data
Elaboração	Trilhar
Revisão
Aprovação