Procedimento Interno: Uso De Cartão Corporativo E Adiantamento De Despesas (Viagens E Fundo Fixo De Obras)

Procedimento Interno: Uso De Cartao Corporativo e Adiantamento De Despesas (Viagens E Fundo Fixo De Obras)

1. Propósito

Este procedimento tem como propósito estabelecer as diretrizes para a solicitação, uso e prestação de contas de verbas destinadas a adiantamentos de despesas corporativas, seja para viagens a trabalho ou para o fundo fixo de obras. Visa proporcionar meios eficientes e controlados para os colaboradores realizarem despesas em nome da DPSTech, priorizando o uso do cartão corporativo, minimizando a necessidade de reembolsos e garantindo a conformidade fiscal e a integridade da informação financeira.

2. Escopo e Abrangência

Este procedimento aplica-se a:

• Diretoria Geral, Coordenação e/ou Gestão de Obras, como solicitantes autorizados.
• Colaboradores designados (ex: Supervisores de Obras, equipes de viagem) que receberão e utilizarão o cartão corporativo ou verba adiantada.
• Departamento Administrativo/Financeiro, responsável pelo provisionamento e conferência.
• Qualquer despesa realizada em nome da DPSTech que se enquadre nas categorias de viagens comerciais ou fundo fixo de obras.

3. Princípios Fundamentais

• Controle e Conformidade: Todas as despesas devem ser realizadas em estrita conformidade com as políticas internas da DPSTech e a legislação vigente, com foco na validade fiscal e na destinação empresarial.
• Transparência e Responsabilidade: O usuário do cartão/verba é responsável pela guarda, uso adequado e pela completa prestação de contas.
• Eficiência e Otimização: Priorizar o uso de ferramentas que agilizem o processo e otimizem os recursos, como o cartão corporativo e a emissão de notas fiscais em nome da empresa.

4. Processo de Adiantamento e Uso

4.1. Solicitação da Verba / Cartão Corporativo

• Solicitantes Autorizados: A solicitação de provisionamento de verba deve ser formalizada pela Diretoria Geral, Coordenação e/ou Gestão de Obras.
• Forma e Prazo: A solicitação deve ser feita com antecedência mínima de 07 (sete) dias úteis via e-mail para o Departamento Administrativo/Financeiro.
• Informações Obrigatórias na Solicitação:
  • Responsável que receberá e utilizará a verba/cartão (geralmente Supervisores, mas não restrito a este cargo).
  • Data da necessidade (período de utilização da verba).
  • Valor solicitado.
  • Justificativa detalhada para o valor e a destinação da despesa (ex: viagem comercial para cliente X, fundo fixo para obra Y com lista de materiais/serviços previstos).

4.2. Provisionamento e Uso do Cartão Corporativo

• Prioridade: O Departamento Administrativo/Financeiro priorizará o crédito da verba solicitada através do cartão corporativo.
• Guarda e Uso: O cartão corporativo ficará em posse e sob a responsabilidade exclusiva do usuário designado, que deverá zelar por sua guarda e uso adequado. O cartão é de uso estrito para compras destinadas à DPSTech.
• Despesas para Viagens Comerciais: Este procedimento aplica-se igualmente para o provisionamento de despesas para viagens comerciais.

4.3. Documentação e Prestação de Contas

• Comprovação Fiscal - REQUISITO ESSENCIAL:
  • É mandatório que o usuário se certifique, previamente à compra, de que o local emite Nota Fiscal (NF) ou cupom fiscal com o CNPJ da DPSTech para todas as despesas.
  • Recibos ou quaisquer outros documentos sem validade fiscal comprovada não serão aceitos como comprovação de despesa.
  • Em casos de exceção comprovada onde a obtenção do documento adequado não for possível, o colaborador deverá comunicar e consultar o Departamento Administrativo/Financeiro previamente à realização da despesa para análise da situação e orientação sobre a melhor forma de adequação ou validação excepcional.
• Lançamento na Plataforma: Conforme o cartão corporativo for utilizado, o usuário deverá postar as comprovações das despesas diretamente na plataforma do cartão (quando aplicável) ou conforme procedimento de prestação de contas da DPSTech.
• Conferência do Gestor: Posteriormente, todas as despesas e suas respectivas comprovações serão enviadas pelo usuário ao gestor imediato (ou Gestão de Obras/Coordenação) e conferidas validação da pertinência.
• Conferência e Aprovação Financeira: A área financeira realizará a conferência final dos comprovantes com os gastos, validando a conformidade fiscal, a adequação da despesa à justificativa inicial e aos limites estabelecidos.
• Lançamento no Sistema: Somente após a aprovação da prestação de contas pela gestão e pelo financeiro, as despesas serão lançadas no sistema financeiro da DPSTech.

4.4. Reposição de Crédito

• Condições para Reposição: A necessidade de reposição de crédito ou novo adiantamento será atendida somente após a completa regularização da prestação de contas anterior, ou seja, todas as despesas deverão estar corretamente comprovadas e os procedimentos de lançamento no sistema devidamente concluídos e aprovados.
• Solicitação: O gestor da área (ex: Gestão de Obras) deverá solicitar a nova reposição ao Departamento Administrativo/Financeiro, seguindo o processo de solicitação descrito em 4.1.

5. Considerações Importantes

• Treinamento: A DPSTech promoverá treinamentos periódicos para os colaboradores sobre a importância de solicitar Notas Fiscais em nome da empresa e sobre as regras de utilização do cartão corporativo/adiantamento.
• Despesas Não Autorizadas: Definir claramente o que pode e o que não pode ser gasto com o cartão corporativo/adiantamento é fundamental e será comunicado durante os treinamentos e por meio de comunicados específicos.

6. Ferramentas

• Cartão Corporativo da DPSTech.
• Plataforma de gestão de despesas do cartão (se houver) ou formulário/sistema de prestação de contas da DPSTech.
• Sistema ERP/Financeiro da DPSTech.
• E-mail institucional.

7. Disposições Finais

• Dúvidas: Quaisquer dúvidas sobre este procedimento devem ser esclarecidas junto ao Departamento Administrativo/Financeiro.
• Revisão: Este procedimento será revisado periodicamente para garantir sua atualização e alinhamento com as necessidades da DPSTech e a legislação vigente.

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