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==Procedimento Interno: Uso De Cartão Corporativo E Adiantamento De Despesas (Viagens E Fundo Fixo De Obras)==

===1. Propósito===
Este procedimento tem como propósito estabelecer as diretrizes para a solicitação, uso e prestação de contas de verbas destinadas a adiantamentos de despesas corporativas, seja para viagens a trabalho ou para o fundo fixo de obras. Visa proporcionar meios eficientes e controlados para os colaboradores realizarem despesas em nome da DPSTech, priorizando o uso do cartão corporativo, minimizando a necessidade de reembolsos e garantindo a conformidade fiscal e a integridade da informação financeira.

===2. Escopo e Abrangência===
Este procedimento aplica-se a:
* Diretoria Geral, Coordenação e/ou Gestão de Obras, como solicitantes autorizados.
* Colaboradores designados (ex: Supervisores de Obras, equipes de viagem) que receberão e utilizarão o cartão corporativo ou verba adiantada.
* Departamento Administrativo/Financeiro, responsável pelo provisionamento e conferência.
* Qualquer despesa realizada em nome da DPSTech que se enquadre nas categorias de viagens comerciais ou fundo fixo de obras.

===3. Princípios Fundamentais===
* '''Controle e Conformidade:''' Todas as despesas devem ser realizadas em estrita conformidade com as políticas internas da DPSTech e a legislação vigente, com foco na validade fiscal e na destinação empresarial.
* '''Transparência e Responsabilidade:''' O usuário do cartão/verba é responsável pela guarda, uso adequado e pela completa prestação de contas.
* '''Eficiência e Otimização:''' Priorizar o uso de ferramentas que agilizem o processo e otimizem os recursos, como o cartão corporativo e a emissão de notas fiscais em nome da empresa.

===4. Processo de Adiantamento e Uso===

====4.1. Solicitação da Verba / Cartão Corporativo====
* '''Solicitantes Autorizados:''' A solicitação de provisionamento de verba deve ser formalizada pela Diretoria Geral, Coordenação e/ou Gestão de Obras.
* '''Forma e Prazo:''' A solicitação deve ser feita com antecedência mínima de '''07 (sete) dias úteis''' via e-mail para o Departamento Administrativo/Financeiro.
* '''Informações Obrigatórias na Solicitação:'''
** Responsável que receberá e utilizará a verba/cartão (geralmente Supervisores, mas não restrito a este cargo).
** Data da necessidade (período de utilização da verba).
** Valor solicitado.
** Justificativa detalhada para o valor e a destinação da despesa (ex: viagem comercial para cliente X, fundo fixo para obra Y com lista de materiais/serviços previstos).

====4.2. Provisionamento e Uso do Cartão Corporativo====
* '''Prioridade:''' O Departamento Administrativo/Financeiro priorizará o crédito da verba solicitada através do '''cartão corporativo'''.
* '''Guarda e Uso:''' O cartão corporativo ficará em posse e sob a '''responsabilidade exclusiva do usuário designado''', que deverá zelar por sua guarda e uso adequado. O cartão é de uso '''estrito para compras destinadas à DPSTech'''.
* '''Despesas para Viagens Comerciais:''' Este procedimento aplica-se igualmente para o provisionamento de despesas para viagens comerciais.

====4.3. Documentação e Prestação de Contas====
* '''Comprovação Fiscal - REQUISITO ESSENCIAL:'''
** É mandatório que o usuário se certifique, '''previamente à compra''', de que o local emite '''Nota Fiscal (NF) ou cupom fiscal com o CNPJ da DPSTech''' para todas as despesas.
** Recibos ou quaisquer outros documentos sem validade fiscal comprovada '''não serão aceitos''' como comprovação de despesa.
** Em casos de exceção comprovada onde a obtenção do documento adequado não for possível, o colaborador deverá '''comunicar e consultar o Departamento Administrativo/Financeiro''' previamente à realização da despesa para análise da situação e orientação sobre a melhor forma de adequação ou validação excepcional.
* '''Lançamento na Plataforma:''' Conforme o cartão corporativo for utilizado, o usuário deverá postar as comprovações das despesas diretamente na plataforma do cartão (quando aplicável) ou conforme procedimento de prestação de contas da DPSTech.
* '''Conferência do Gestor:''' Posteriormente, todas as despesas e suas respectivas comprovações serão enviadas pelo usuário ao gestor imediato (ou Gestão de Obras/Coordenação) e conferidas validação da pertinência.
* '''Conferência e Aprovação Financeira:''' A área financeira realizará a conferência final dos comprovantes com os gastos, validando a conformidade fiscal, a adequação da despesa à justificativa inicial e aos limites estabelecidos.
* '''Lançamento no Sistema:''' Somente após a aprovação da prestação de contas pela gestão e pelo financeiro, as despesas serão lançadas no sistema financeiro da DPSTech.

====4.4. Reposição de Crédito====
* '''Condições para Reposição:''' A necessidade de reposição de crédito ou novo adiantamento será atendida somente após a completa regularização da prestação de contas anterior, ou seja, todas as despesas deverão estar corretamente comprovadas e os procedimentos de lançamento no sistema devidamente concluídos e aprovados.
* '''Solicitação:''' O gestor da área (ex: Gestão de Obras) deverá solicitar a nova reposição ao Departamento Administrativo/Financeiro, seguindo o processo de solicitação descrito em 4.1.

===5. Considerações Importantes===
* '''Treinamento:''' A DPSTech promoverá treinamentos periódicos para os colaboradores sobre a importância de solicitar Notas Fiscais em nome da empresa e sobre as regras de utilização do cartão corporativo/adiantamento.
* '''Despesas Não Autorizadas:''' Definir claramente o que pode e o que não pode ser gasto com o cartão corporativo/adiantamento é fundamental e será comunicado durante os treinamentos e por meio de comunicados específicos.

===6. Ferramentas===
* Cartão Corporativo da DPSTech.
* Plataforma de gestão de despesas do cartão (se houver) ou formulário/sistema de prestação de contas da DPSTech.
* Sistema ERP/Financeiro da DPSTech.
* E-mail institucional.

===7. Disposições Finais===
* '''Dúvidas:''' Quaisquer dúvidas sobre este procedimento devem ser esclarecidas junto ao Departamento Administrativo/Financeiro.
* '''Revisão:''' Este procedimento será revisado periodicamente para garantir sua atualização e alinhamento com as necessidades da DPSTech e a legislação vigente.
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